Datenschutzerklärung für Mietinteressenten
Stand: 09. September 2026
Die Rohrer Verwaltung GmbH nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Mietinteressenten-Vormerkung (mieter.rohrer-verwaltung.at) und der Reparaturmeldung für Mieter (ticket.rohrer-verwaltung.at, Abschnitt 10).
1. Verantwortlicher
Rohrer Verwaltung GmbH
Wiesengasse 1, 8793 Trofaiach, Österreich
Firmenbuchnummer FN 584688 k, Landesgericht Leoben
E-Mail: johann@rohrer-verwaltung.at
Telefon: +43 677 640 98 002
Geschäftsführer: Johann Rohrer, DI Eva-Maria Rohrer
Rechtsgrundlage: Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO
2. Welche Daten werden erhoben?
| Datenkategorie | Konkrete Daten | Pflicht/Freiwillig |
|---|---|---|
| Identifikation | Vor- und Nachname, ggf. Firmenname | Pflicht |
| Geburtsdatum | Geburtsdatum | Freiwillig |
| Kontaktdaten | E-Mail-Adresse, Handynummer | Mind. eines Pflicht |
| Adressdaten | Straße, PLZ, Ort | Freiwillig |
| Mietinteresse | Gewünschtes Objekt, Art (Wohnung/Geschäft/Garage/Lager), Privat/Gewerbe | Pflicht (Objekt) |
| Standortdaten | Ungefährer GPS-Standort (nur bei ausdrücklicher Zustimmung über den Browser) | Freiwillig |
| Technische Daten | IP-Adresse, Browser-Kennung (User-Agent) — ausschließlich zur Dokumentation der Einwilligung | Automatisch |
| Anmerkungen | Freitextfeld (z.B. gewünschter Einzugstermin) | Freiwillig |
3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
| Zweck | Rechtsgrundlage | Details |
|---|---|---|
| Bearbeitung Ihrer Mietanfrage und Kontaktaufnahme | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin |
| Eingangsbestätigung per E-Mail (nur bei angegebener E-Mail-Adresse) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Versand über den eigenen Mailserver der Rohrer Verwaltung GmbH |
| Erstellung eines Mietvertragsangebots | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Vorbereitung eines möglichen Vertragsabschlusses |
| Vormerkung für künftig verfügbare Objekte | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO | Ihre ausdrückliche Einwilligung (Checkbox im Formular) |
| Standortermittlung zur Objektvorschlag-Funktion | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO | Einwilligung über Browser-Berechtigungsabfrage; Daten werden nicht für andere Zwecke verwendet |
| Dokumentation der Einwilligung (IP, Zeitstempel, User-Agent) | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | Berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit der Einwilligung (Rechenschaftspflicht Art. 5 Abs. 2 DSGVO) |
4. Empfänger der Daten
Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn:
- Sie haben ausdrücklich eingewilligt.
- Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung (z.B. gegenüber Finanzbehörden bei Vertragsabschluss).
- Es ist zur Vertragserfüllung erforderlich (z.B. Erstellung einer SEPA-Lastschrift über Ihre Bank bei Vertragsabschluss).
Die Daten werden auf einem Server der Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland) gespeichert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO liegt vor.
5. Speicherdauer und Löschfristen
| Situation | Speicherdauer | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kein Mietvertrag zustande gekommen | 6 Monate nach letztem Kontakt, dann automatische Löschung | Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO), analog DSK-Orientierungshilfe 2024 |
| Absage oder Rückzug der Anfrage | 1 Monat, dann automatische Löschung | Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) |
| Mietvertrag abgeschlossen | Daten werden in die Mieterverwaltung übernommen; Aufbewahrung für die Vertragsdauer + 7 Jahre | § 132 BAO (steuerliche Aufbewahrungspflicht), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Widerruf der Einwilligung | Unverzüglich nach Eingang des Widerrufs | Art. 7 Abs. 3 DSGVO |
| Standortdaten (GPS) | Werden nur zur Berechnung der Entfernung im Browser verwendet und nicht dauerhaft gespeichert, sofern nicht zusammen mit der Vormerkung übermittelt | Datenminimierung |
6. Ihre Rechte nach der DSGVO
Sie haben jederzeit folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) — Welche Daten über Sie gespeichert sind
- Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten
- Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO) — Löschung Ihrer Daten („Recht auf Vergessenwerden")
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Ihre Daten in maschinenlesbarem Format
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) — Gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
- Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — Jederzeit ohne Angabe von Gründen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an johann@rohrer-verwaltung.at.
7. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, bei der zuständigen Datenschutzbehörde Beschwerde einzulegen:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Web: www.dsb.gv.at
Rechtsgrundlage: Art. 77 DSGVO iVm § 24 DSG
8. Datensicherheit
Wir setzen folgende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:
- Transportverschlüsselung: Alle Daten werden über HTTPS/TLS übertragen (Let's Encrypt Zertifikat).
- CSRF-Schutz: Jedes Formular enthält ein einmaliges Sicherheitstoken gegen Formular-Fälschung.
- Eingabevalidierung: Alle Daten werden serverseitig auf Format und Plausibilität geprüft.
- Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Mitarbeiter der Rohrer Verwaltung GmbH haben Zugriff auf die gespeicherten Daten.
- Sensible Dateien: Die Datenbank und Konfigurationsdateien sind über HTTP nicht erreichbar.
9. Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Alle Entscheidungen über Mietverträge werden ausschließlich von natürlichen Personen getroffen.
10. Reparaturmeldungen für Mieter (ticket.rohrer-verwaltung.at)
Über das Reparaturformular melden Mieterinnen und Mieter Schäden und Störungen in ihrer Wohnung, ihrem Geschäftslokal, ihrer Garage oder ihrem Lager. Erhoben werden: Objekt, Top/Einheit (freiwillig), Name, Reparaturart, Beschreibung, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, freiwillig bis zu drei Fotos sowie IP-Adresse und Browser-Kennung zur Dokumentation der Meldung.
| Thema | Regelung |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Mietvertrags (Instandhaltungspflicht des Vermieters). Eine gesonderte Einwilligung ist nicht erforderlich; Sie werden über diese Erklärung informiert. |
| Zuordnung zum Mietverhältnis | Die Meldung wird automatisch anhand von E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Name und Top-Nummer Ihrem Mietverhältnis in unserer Mieterverwaltung zugeordnet. |
| Kontaktdaten | Telefonnummer und E-Mail-Adresse werden in Ihren Mieterdaten gespeichert, wenn dort noch keine hinterlegt sind, damit wir Sie zu Reparaturen erreichen können. Vorhandene abweichende Daten werden nur nach Prüfung durch die Verwaltung geändert. |
| Fotos | Fotos werden beim Speichern neu kodiert; dabei werden Aufnahmedaten wie GPS-Position, Gerät und Zeitstempel entfernt. Die Bilder sind ausschließlich für die Verwaltung und beauftragte Handwerker zur Behebung des Schadens zugänglich. |
| Empfänger | Beauftragte Handwerksbetriebe erhalten die für die Reparatur nötigen Angaben (Objekt, Einheit, Beschreibung, Fotos, Ihre Telefonnummer zur Terminvereinbarung). |
| Benachrichtigungen | Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit Ticketnummer und auf Wunsch der Verwaltung Statusmeldungen per E-Mail über unseren eigenen Mailserver. |
| Speicherdauer | Bis 3 Jahre nach Ende des zugehörigen Mietverhältnisses (Gewährleistungs- und Verjährungsfristen). Meldungen, die keinem Mietverhältnis zugeordnet werden können, werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht, jeweils samt Fotos. |
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, insbesondere bei Änderungen der Rechtslage oder unserer Datenverarbeitungsprozesse. Die jeweils aktuelle Version ist unter dieser URL abrufbar.